Na co zwracać uwagę podczas wynajmu sali konferencyjnej?

Stworzenie udanego wydarzenia branżowego, wymaga podjęcia wielkiej liczby decyzji. Jako sprawa bez wątpienia najważniejsza, jawi się wybór miejsca, w jakim się ono odbędzie. Odpowiednia sala konferencyjna powinna spełniać szereg wymogów – bez tego nie warto się nią interesować. W dalszej części tekstu, omówione zostaną kluczowe cechy, na które należy zwrócić uwagę przed podpisaniem umowy wynajmu.

Sprawna organizacja to podstawa późniejszego sukcesu, dbałość o drobiazgi zwróci się w postaci należnego uznania. Przygotowanie szkolenia, wykładu, czy jakiegokolwiek spotkania, wymaga ścisłej współpracy wielu osób. Brak własnego lokalu oznacza poszukiwania, które w cale nie muszą być uciążliwe, jeśli tylko wiemy, jak się do nich zabrać. Od czego więc zacząć?

Rozmiary pomieszczeń

Kiedy już ustalimy ilość uczestników, możemy rozejrzeć się za salą konferencyjną, która zdoła pomieścić każdego. Czasem będzie nam trzeba kilku pokojów, innym razem wystarczy jeden większy, choćby w przypadku wystąpienia znanego prelegenta. Rozmiar  audytorium jest tak istotny ze względu na komfort naszych gości – gwarantujemy, że event, na którym wszyscy będą siedzieć ściśnięci, nie przyniesie nam dobrej sławy. Jednakże nie wolno przesadzić w druga stronę; zbyt wielka przestrzeń, z wieloma wolnymi krzesłami nie będzie dobrym rozwiązaniem, może raczej sprawiać niepokojące wrażenie. Umiar – oto słowo-klucz, przydatne w tej sytuacji.

Wystrój i warunki termiczne

Wygląd ma znaczenie, tak po prostu już jest – przecież zaniedbane i zwyczajnie brzydkie wnętrza, nikomu nie przypadną do gustu. Za to elegancka, urządzona w dobrym guście oraz niezwykle zadbana salka, świadczy dobrze o organizatorach. Dobrze postawić na minimalizm, rezygnując z przytłaczających mebli i niepotrzebnych dekoracji, oddamy innym przysługę.

Zwróćmy uwagę na warunki termiczne – każdy, kto choć raz dłużej przebywał w dusznym pomieszczeniu, nigdy nie będzie chciał tego powtórzyć. W wynajmowanym obiekcie, wentylacja musi sprawować się bezbłędnie. Zapewnienie idealnej temperatury, to zadanie dla klimatyzacji, która powinna odznaczać się cicha pracą.

Ponadto, jak podkreśla przedstawiciel Centrum Konferencyjnego AS-BUD: Rzetelnie zaprojektowane pomieszczenie, z przemyślanym ułożeniem wszystkich elementów, powinno być standardem na rynku. Należy stawiać na ergonomię: fotele muszą być wygodne, wszak słuchaczy czeka wiele godzin spędzonych w pozycji siedzącej, a stoły znajdować się na właściwiej wysokości i zapewniać dostateczną ilość miejsca na dokumenty oraz rzeczy osobiste.

Wyposażenie techniczne

W tekście takim jak ten, nie można nie wspomnieć o wyposażeniu technicznym. By prezentacja multimedialna mogła się odbyć, niezbędny jest projektor lub sporej wielkości ekran, a także dobrze grające głośniki. Do tego przyda się możliwość zasłonięcia okien, najlepiej w sposób zmechanizowany. Niezbędnym dodatkiem, może okazać się czasem tablica interaktywna, nie wspominając już o flipchartach wraz z zestawem kolorowych pisaków. Nie zapominajmy, rzecz jasna, o dostępie do szybkiego internetu, tego w dzisiejszych czasach wręcz trzeba wymagać.

Opinie klientów

Jak czynimy to w przypadku każdego produktu, czy usługi, nad którymi się zastanawiamy, także podczas przeglądu ofert sal szkoleniowych, powinniśmy zajrzeć do sieci, by zapoznać się z opiniami. Recenzje i uwagi wcześniejszych klientów, na pewno pomogą nam w podjęciu decyzji. Szukajmy więc komentarzy na stronie firmowej, portalach społecznościowych, a także w wyszukiwarce Google. Oczywiście, nie zaszkodzi także zapytać o polecane obiekty znajomych przedsiębiorców. Czerpmy więc z cudzych – dobrych bądź złych – doświadczeń.