Nowa era kas fiskalnych. Kasy fiskalne online

Kasa fiskalna online automatycznie komunikuje się z Centralnym Repozytorium Danych o Sprzedaży Detalicznej i przesyła do niego informacje na temat dokonanych transakcji. System rejestracji sprzedaży online jest więc kolejnym narzędziem, które ma ułatwić państwu sprawowanie kontroli podatkowej. Co podatnicy VAT powinni wiedzieć o nowych kasach rejestrujących?

Kto i od kiedy musi używać kasy fiskalnej online?

Podatnicy VAT mogą korzystać z kas online już od 1 maja 2019 roku. Ale czy muszą? Niekoniecznie. Obowiązek wymiany używanych dotychczas kas fiskalnych na nowe urządzenia online dotyczy póki co tylko wybranych branż, które zdaniem ustawodawcy są szczególnie narażone na nieprawidłowości w zakresie raportowania obrotu. I tak od początku 2020 roku kasy online muszą być używane w punktach sprzedaży paliw, zakładach wulkanizacji i w warsztatach samochodowych; od 1 stycznia 2021 roku obowiązek posiadania kasy online dotyczy również branży hotelarskiej i gastronomicznej oraz skupów opału.

Do końca czerwca tego roku w kasy online muszą zaopatrzyć się też przedsiębiorstwa działające w branży budowlanej, zakłady fryzjerskie, prawnicy oraz lekarze i dentyści, którzy świadczą usługi prywatnie. Pozostali podatnicy VAT nie muszą się spieszyć, chociaż i oni wkrótce będą musieli zapoznać się z kasami online. Kas fiskalnych starego typu po prostu nie będzie można już kupić – mówi ekspert z firmy Laura w Legnicy.

Przedsiębiorcy z branż, dla których nie ustalono terminów wymiany kas rejestrujących, będą musieli to zrobić, gdy stare kasy zepsują się lub – w przypadku kas z papierowym zapisem kopii – gdy będzie trzeba wymienić pamięć. Jak zauważył nasz rozmówca, wkrótce kasy online będą jedynymi dostępnymi w sprzedaży. Kas z papierowym zapisem kopii już nie ma u dystrybutorów, a kasy z zapisem elektronicznym nie będzie można kupić od stycznia 2022 roku.

Kasa fiskalna online to mniej obowiązków

Wymiana starych urządzeń na kasy fiskalne online to nie tylko „zło konieczne”. Nowe kasy mają też kilka zalet, które z pewnością docenią użytkownicy. Ich obsługa jest prostsza, a rejestracja mniej sformalizowana. Podatnik nie musi zgłaszać kasy online do naczelnika US na papierowym druku – fiskalizacja urządzenia odbywa się automatycznie podczas pierwszego połączenia z siecią, a tym samym z CRK. Trzeba jednak pamiętać, że przy fiskalizacji musi być obecny serwisant. Poza tym odchodzi obowiązek drukowania kopii paragonów i raportów dobowych.

Najważniejszym obowiązkiem podatnika, który korzysta z kasy online, jest zapewnienie urządzeniu stałego, bezpiecznego połączenia z siecią Internet. Jeśli z przyczyn niezależnych od użytkownika kasy utrzymanie połączenia jest niemożliwe, można wnioskować do naczelnika US z prośbą o wyrażenie zgody na przesyłanie danych do CRK wg ustalonego harmonogramu.