O czym pamiętać przy organizacji szkoleń?

Bez względu na to, czy przygotowujesz szkolenie dla pracowników firmy, czy większą konferencję, na którą zaprosisz również gości z zewnątrz, przebieg całego wydarzenia musi być przygotowany szczegółowo i ze sporym wyprzedzeniem. Choć organizacja szkolenia nie jest łatwa, wystarczy dobry plan i konsekwencja w działaniu, by wszyscy uczestnicy byli zadowoleni, a cały event zakończył się sukcesem.

Przygotowanie spotkania szkoleniowego wymaga świetnych zdolności organizacyjnych, przedsiębiorczości i sporego zapasu cierpliwości. Szanse na powodzenie przedsięwzięcia wzrastają, jeśli podczas przygotowań trzymamy się ściśle ustalonego planu – podpowiada nasz rozmówca z firmy Catering Karp.

Organizacja szkolenia – krok 1 – wyznaczanie celów

Pierwszym zadaniem, na jakim powinieneś skupić się przystępując do organizacji szkolenia, jest dokładne określenie jego celów. Zastanów się, jakie treści chcesz przekazać uczestnikom szkolenia i jakie ma ono przynieść efekty. Zdecyduj, czy szkolenie ma być zorientowane na poszerzenie wiedzy, czy praktycznych umiejętności. Ustaliwszy tę podstawową kwestię będziesz mógł określić, czy szkolenie ma przyjąć formę wykładów, czy raczej ćwiczeń.

Organizacja szkolenia – krok 2 – plan realizacji celów

Jasno wytyczony cel pozwolił ci wybrać najlepsze środki do jego osiągnięcia. Teraz możesz zająć się merytorycznym opracowaniem zagadnienia. Pamiętaj, by forma przekazu, na jaką się zdecydujesz musi być dostosowana do możliwości odbiorcy. Innymi słowy postaraj się, by szkolenie było interesujące dla słuchaczy. Być może warto rozejrzeć się za ciekawymi środkami dydaktycznymi lub poprosić o pomoc profesjonalnego szkoleniowca.

Organizacja szkolenia – krok 3 – kwestie praktyczne

Wiesz już jak ma przebiegać szkolenie, kto je poprowadzi i kto ma z niego skorzystać. Chciałbyś wysyłać zaproszenia lecz… najpierw musisz wyznaczyć odpowiedni termin i miejsce na event. Jeśli masz taką możliwość, postaraj się ustalić, jaki termin będzie najdogodniejszy dla wszystkich uczestników. Jeśli ustaliłeś już konkretną datę, rozejrzyj się za odpowiednią salą. Dobry wybór miejsca to kluczowa sprawa. Bierz pod uwagę wielkość sali, która musi pomieścić wszystkich gości, a także jej lokalizację. Z jednej strony szkolenie wymaga ciszy i spokoju, z drugiej zaś – dojazd nie powinien być kłopotliwy. Rozsądnym pomysłem jest wybór sali zlokalizowanej nieco poza miastem, ale dobrze skomunikowanej z aglomeracją. Świetnym przykładem miejsca, które doskonale nadaje się do organizacji szkoleń, konferencji oraz imprez firmowych jest Sala Weselna Inspiro w Brzezinach niedaleko Łodzi. Komfort uczestników szkolenia zależy nie tylko od dostępnej przestrzeni i łatwego dojazdu. Niezwykle istotną kwestią, o której należy bezwzględnie pamiętać przygotowując wielogodzinne spotkanie, jest oczywiście wyżywienie. Zadbaj więc o catering dla gości – w wersji minimalnej może być to stolik kawowy, jednak zdecydowanie lepszym rozwiązaniem będzie ciepły posiłek w przerwie.

Organizacja szkolenia – krok 4 – zaproszenia

Przygotowałeś plan szkolenia, zarezerwowałeś salę i catering, więc czas zaprosić gości. Na oficjalne konferencje biznesowe czasami wysyła się jeszcze zaproszenia w formie papierowej, jednak w dzisiejszych czasach nie będzie już nietaktem skorzystanie z  poczty elektronicznej. Jeśli skorzystałeś ze wszystkich wymienionych wyżej wskazówek, nie masz się czym martwić. W dniu szkolenia postaraj się nie stresować, a w razie jakichkolwiek niespodzianek pozwól sobie na improwizację. Pamiętaj, że z czasem i doświadczeniem nabierzesz wprawy i organizacja każdego kolejnego eventu będzie coraz łatwiejsza.