O czym trzeba pamiętać, organizując konferencję firmową?

Konferencja firmowa to wyjątkowe wydarzenie, które wymaga odpowiedniego zaplanowania i zadbania o nawet najmniejsze detale. Dobrze opracowany plan działania pozwoli uniknąć stresujących sytuacji i zadbać o to, aby wydarzenie było w pełni profesjonalnie i pozytywnie zapadło w pamięci wszystkich uczestników. Przyjrzyjmy się zatem, o czym należy pamiętać planując konferencję firmową i na co koniecznie należy zwrócić szczególną uwagę?

Plan konferencji i koszty

Na początek należy ustalić charakter wydarzenia, planowaną liczbę uczestników i dokładny plan konferencji. Pozwoli to ustalić spójną koncepcję i spokojne zajęcie się ważnymi aspektami organizacyjnymi. Inaczej będzie wyglądać organizacja kameralnego wydarzenia, a inaczej ogromnej, międzynarodowej konferencji. Określenie charakteru wydarzenia to przede wszystkim kwestia tego, czy ma to być prestiżowe biznesowe spotkanie, czy raczej wewnętrzna konferencja w swobodnej atmosferze. Po ustaleniu tych detali należy przygotować sobie szczegółowy plan konferencji, uwzgledniający haromonogram, program i prowadzących. Jeśli te dane już będziemy mieć spisane, na podstawie ustalonych informacji możemy określić budżet wydarzenia, w którym powinny zawrzeć się między innymi takie kwestie jak koszt sali, cateringu czy ewentualne wynagrodzenie specjalistów.

Wybór miejsca na konferencję

Kolejny ważny krok w planowaniu konferencji firmowej to wybór odpowiedniej lokalizacji. Powinien on uwzględniać planowaną liczbę uczestników, dobrą lokalizację, parking i udogodnienia, na jakie możemy liczyć. W Białymstoku dużą popularnością cieszą się konferencje i wydarzenia organizowane na przykład na stadionie miejskim. Jest to miejsce dysponujące kilkoma salami, z których można wybrać tę najbardziej nam odpowiadającą (pod kątem powierzchni i liczby uczestników). Wybór sprawdzonej lokalizacji pozwoli uniknąć stresujących sytuacji i skrócić czas, który potrzebny będzie na dogranie różnego rodzaju szczegółów. Dobrze wyposażone sale konferencyjne mają już wszystko, czego potrzeba dla organizacji wydarzenia – stoły, krzesła, system multimedialny, klimatyzację czy catering.

Szczegóły i współpraca z doświadczonym zespołem

Posiadając już dokładny plan i haromonogram, ustalony budżet i wybraną lokalizację, możemy zająć się dopinaniem szczegółów, które w zależności od charakteru i branży mogą być zgoła inne. Jeśli nie posiadamy zbyt dużego doświadczenia w organizacji konferencji albo chcemy zyskać pewność, że wydarzenie będzie zorganizowane na najwyższym poziomie, możemy śmiało skorzystać z pomocy osób, które w danej lokalizacji pracują. To doświadczone zespoły na co dzień zajmujące się organizacją różnego rodzaju wydarzeń, więc pozwoli nam to zyskać czas, pieniądze i spokojną głowę, że nasza konferencja firmowa odbędzie się zgodnie z planem.