Oprogramowanie OCR dla biur rachunkowych - do czego służy?

Zgodnie z obowiązującą w Polsce ordynacją podatkową, każda firma i organizacja niezależnie od wielkości i branży, muszą prowadzić swoją księgowość. W praktyce część firm powierza to zadanie zewnętrznym biurom rachunkowym. Te, aby poradzić sobie z ogromem pracy, korzystają z nowoczesnego oprogramowania, w tym z programów typu OCR. Do czego one służą?

Programy OCR – czym są?

Skrót OCR pochodzi od zwrotu Optical Character Recognition, który można przetłumaczyć jako „optyczne rozpoznawanie znaków”. Do tej kategorii zaliczamy oprogramowanie, przy pomocy którego teksty znajdujące się w plikach nietekstowych – na przykład zdjęciach i skanach papierowych dokumentów – mogą zostać rozpoznane przez komputer, a następnie wyeksportowane do plików umożliwiających ich edycję. Schemat działania programów OCR jest stosunkowo prosty – po załadowaniu pliku, z którego mają zostać pobrane dane program przystępuje do analizy jego części składowych, oddziela pismo, a więc litery, cyfry i znaki interpunkcyjne od pozostałych elementów graficznych (np. pieczątek, rysunków czy znaków firmowych) oraz pustych przestrzeni. Następnie znaki są identyfikowane przy pomocy bazy danych wzorców. Po zidentyfikowaniu oraz zweryfikowaniu danych zostają one zapisane ją w postaci pliku o wybranym formacie. Dane z tego pliku mogą być edytowane lub w późniejszym czasie wysłane do innego systemu.

Programy OCR w rachunkowości

Programy OCR znajdują zastosowanie przede wszystkim w digitalizacji różnego rodzaju dokumentów – między innymi w archiwach, bibliotekach czy muzeach. Wśród nich znajdują się również programy zaprojektowane specjalnie na potrzeby biur rachunkowych oraz działów księgowości firm. Programy tego typu wykorzystuje się do zaczytywania danych z dokumentów finansowych, takich jak:

• Faktury
• Paragony
• Noty odsetkowe i uznaniowe
• Wyciągi bankowe
• Kosztorysy
• Listy przewozowe
• Polisy
• Cenniki

oraz wiele innych. Jednym z programów OCR dedykowanych również księgowości jest ReadIT OCR Smart. Na polskim rynku wyróżnia się on przede wszystkim tym, że do korzystania z niego nie ma potrzeby instalowania oprogramowania na komputerze – do jego obsługi wymagana jest jedynie przeglądarka internetowa i połączenie z internetem. Ponadto korzystanie z usługi nie wiąże się z koniecznością opłacania abonamentu. Użytkownik rozlicza się za każde zaczytane pole danych osobno i ma pełną kontrolę nad tym, z ilu dokumentów będzie pobierał dane.

Zalety korzystania z programów OCR

Przepisanie danych z papierowej lub elektronicznej faktury do systemu księgowego nie wydaje się trudnym zadaniem. Problem pojawia się w momencie, kiedy każdego dnia trzeba pozyskać i sprawdzić dane nie z jednej czy kilku, lecz kilkudziesięciu, kilkuset czy nawet kilku tysięcy wielostronicowych faktur oraz innych dokumentów, które trafiają do firmy. W takiej sytuacji ręczne przepisywanie danych staje się zadaniem zbyt absorbującym, pochłaniającym nie tylko czas, ale również pieniądze (pracownik, który by się tym zajmował, nie miałby bowiem możliwości wykonywać żadnych innych zadań). Programy OCR, takie jak ReadIT OCR Smart są tutaj skuteczną alternatywą – z ich pomocą można całkowicie zautomatyzować zaczytywanie danych z faktur, ich obsługa w najgorszym przypadku ogranicza się wyłącznie do dodania plików, z których mają zostać pozyskane dane. Co również bardzo ważne, programy OCR przeprowadzają bardzo dokładną weryfikację pozyskanych informacji. Wyeliminowanie ewentualnych pomyłek znacząco wpływa na redukcję kosztów – oznacza brak konieczności weryfikowania wyników z każdą fakturą z osobna.