Prewencja jako ważny element zarządzania należnościami. Jak zapobiegać powstawaniu zadłużeń?

W sytuacji, gdy wyznaczony na fakturze termin płatności nie pokrywa się z datą sprzedaży, powstaje należność. Należnościami w postaci udzielanych kontrahentom kredytów handlowych trzeba mądrze zarządzać; w przeciwnym razie przedsiębiorstwo naraża się na straty wynikające z nieopłaconych faktur. Zarządzanie należnościami w firmie obejmuje prewencję, monitoring oraz windykację.

Konieczność stosowania prewencji w zarządzaniu należnościami

Zwłoka w spłacie należności z tytułu faktur niestety jest praktyką dość często stosowaną w polskim biznesie. Chociaż opóźnienia w spłatach należności nie zawsze wynikają ze złej woli dłużników, nie należy godzić się z takim stanem rzeczy. Nawarstwiające się miesiącami wierzytelności wpływają negatywnie na płynność finansową przedsiębiorstwa. Toteż o zabezpieczenie spłaty faktury warto zadbać już na etapie powstawania należności. Przyjrzyjmy się bliżej metodom prewencji w zarządzaniu należnościami w firmie.

Prewencja, czyli sposoby na zmniejszenie ryzyka zawierania transakcji

Podstawowym sposobem na ograniczenie ryzyka transakcyjnego jest dokładna weryfikacja kontrahenta. W ramach takiej weryfikacji warto sprawdzić, czy potencjalny klient rzetelnie wywiązuje się ze zobowiązań wobec innych partnerów biznesowych i czy nie ma zaległości podatkowych. Badanie kondycji finansowej kontrahenta jest zadaniem czasochłonnym, ale pozwala uniknąć bardzo poważnych problemów, dlatego nie warto z niego rezygnować. Na tym etapie przydatna okaże się pomoc specjalistów z zakresu zarządzania należnościami i długami.

Kolejny czynnik, który istotnie przekłada się na skuteczność ściągania należności, to konstrukcja umowy. Dokumenty transakcyjne, w tym umowy handlowe i faktury, powinny dokładnie określać obowiązki płatnika. Na każdej fakturze należy umieścić nieprzekraczalny termin zapłaty oraz sposób uiszczenia należności. Kontrahent powinien mieć świadomość konsekwencji zwłoki; w dokumentach warto uwzględnić kary umowne. Ciekawym narzędziem, którego stosowanie przekłada się na zwiększenie terminowości spłat, są pieczęci prewencyjne. Przedsiębiorstwa objęte opieką niektórych firm windykacyjnych, np. DBR, mogą używać pieczęci, które skutecznie mobilizują dłużników do regulowania należności.

W przypadku faktur opiewających na bardzo duże kwoty, zwłaszcza tych dotyczących usług, warto rozważyć jeszcze jedną metodę prewencji – wymaganie zadatku. Zadatek zmniejsza prawdopodobieństwo, że kontrahent wycofa się ze współpracy przed jej zakończeniem (np. w związku ze znalezieniem tańszej oferty).