Regulamin sklepu internetowego. Czy warto korzystać z gotowych pakietów?

Branża e-commerce dynamicznie się rozwija, zwłaszcza od czasu, kiedy na sektor handlowy nałożono obostrzenia w związku z pandemią. Współcześni przedsiębiorcy wiedzą, że opłaca się sprzedawać przez internet. Pozostaje jednak pytanie, jak robić to legalnie? Czy konieczny jest regulamin sklepu? Jeśli tak, to z jakich elementów powinien się składać? I w końcu – jak go sporządzić? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdą Państwo w niniejszym artykule.

Znaczenie regulaminu sklepu internetowego

Zanim przejdziemy do omówienia sposobów pozyskania regulaminu sklepu internetowego, najpierw przyjrzymy się bliżej samemu temu dokumentowi, którego nadrzędnym celem jest regulacja zasad świadczenia usług oraz relacji z klientem.

Na początku warto zaznaczyć, że – co dla wielu osób może być zaskoczeniem – prawo nie zobowiązuje sklepów do posiadania stricte regulaminu związanego z zasadami sprzedaży, chociaż obowiązkowy jest regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną, czego również wielu przedsiębiorców prowadzących sklepy internetowe nie jest świadomych. Trzeba bowiem pamiętać, że działalność w internecie, taka jak np. wysyłka newslettera czy umożliwienie złożenia zamówienia i rejestracji konta klienta w sklepie jest właśnie świadczeniem usług drogą elektroniczną. Do tego dochodzą jeszcze kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych i przepisy dotyczące RODO (polityka prywatności i cookies mogą przy tym być włączone do regulaminu lub też stanowić osobny element dokumentacji prawnej dla sklepu).

Niemniej jednak, mimo że prawo nie mówi wprost o regulaminie sprzedaży, to jednak zobowiązuje podmioty prowadzące działalność do zapewnienia konsumentowi dostępu do rzetelnych informacji dotyczących realizowanych przez siebie usług. Uregulowanie zasad sprzedaży i udostępnienie ich konsumentowi jest zatem konieczne i chociaż dokumentu takiego nie trzeba określać mianem „regulaminu”, to w praktyce mamy do czynienia właśnie z takim nazewnictwem.

Co powinno znaleźć się w regulaminie sklepu?

W regulaminie powinny znaleźć się informacje określone w ustawie, a więc dotyczące wspomnianego wcześniej świadczenia usług drogą elektroniczną i przetwarzania danych (jeśli polityka prywatności stanowi część regulaminu), ponadto trzeba w nim poinformować konsumenta o zasadach sprzedaży. W praktyce kompletny regulamin sklepu powinien zawierać informacje, takie jak:

• definicje i dane kontaktowe przedsiębiorcy,
• warunki świadczenia usług drogą elektroniczną – zakres tych usług i wymagania z tym związane,
• zasady przetwarzania danych osobowych – informacje o Administratorze danych osobowych, celach, uprawnieniach, zakresie i terminach przetwarzania danych,
• szczegóły dotyczące umowy – moment i sposób jej zawarcia (np. poprzez złożenie zamówienia czy też w chwili, gdy sklep potwierdzi zamówienie),
• warunki sprzedaży – terminy i sposoby zapłaty, formy dostawy,
• możliwości odstąpienia od umowy,
• sposoby rozpatrywania reklamacji,
• zwroty towaru – koszty, sposoby i terminy.

Podsumowując, regulamin sklepu powinien zawierać sprecyzowane zasady współpracy pomiędzy usługobiorcą a dostawcą usług, czyli sklepem internetowym, stanowiąc formę spełnienia obowiązku informacyjnego spoczywającego na przedsiębiorcy względem konsumenta.

Skąd wziąć regulamin sklepu?

Skoro już wiemy, że regulamin sklepu pozwala wywiązać się z prawnych obowiązków związanych z poinformowaniem konsumenta o sposobie realizacji usług, trzeba jeszcze wiedzieć, jak taki dokument sporządzić i skąd go uzyskać. Możliwości jest kilka, ale nie każda z nich stanowi dobre rozwiązanie.

Analizując poprzedni akapit, można stwierdzić, że samodzielne sporządzenie regulaminu nie jest rzeczą prostą, zwłaszcza biorąc pod uwagę aktualizacje prawa i zmiany w przepisach – stale poszerza się np. zakres klauzul niedozwolonych określanych przez UOKiK. Nie należy też kopiować regulaminów z innych stron – jest to bowiem naruszenie praw autorskich.

Ponieważ od prawidłowości zapisów w regulaminie zależy bezpieczeństwo prowadzenia działalności, lepiej zdać się na wiedzę i doświadczenie specjalistów w tym zakresie.

Regulamin sklepu – gotowy czy na indywidualne zamówienie?

Jeśli nie czujemy się na siłach, by regulamin sklepu internetowego sporządzić samodzielnie, do wyboru mamy dwie opcje – możemy kupić gotowy pakiet lub też skorzystać z pomocy prawnika w tym zakresie.

Gotowe regulaminy są dostępne na różnego rodzaju platformach internetowych. Zawierają uniwersalne treści i chociaż ich zwykle niska cena może wydawać się atrakcyjna, to w dalszej perspektywie będzie to jedynie pozorna oszczędność. Dlaczego? Za pomocą gotowego szablonu nie da się dostosować zapisów regulaminu do indywidualnych potrzeb sprzedawcy. Każdy sklep działa bowiem na innych zasadach i oferuje konsumentom różne możliwości oraz funkcjonalności. Może się okazać, że w gotowym regulaminie znajdą się zapisy, które nie będą pokrywały się z rzeczywistością, np. dotyczące wysyłki newslettera, której dany sklep w ogóle nie będzie realizował. Sytuacja może też być odwrotna – w gotowym regulaminie zabraknie zapisów, które powinny się tam znaleźć w związku z zakresem usług danego sprzedawcy. Co gorsza, gotowe szablony mogą też zawierać zapisy nieaktualne i niezgodne z obowiązującym prawem, np. w zakresie wspomnianego wcześniej RODO. Korzystając z takich pakietów, narażamy się nie tylko na niezadowolenie klientów, ale też na straty wynikające z nieprzestrzegania przepisów.

Druga opcja, dająca gwarancję uzyskania regulaminu „szytego na miarę”, to skorzystanie z pomocy prawnej. Sporządzaniem regulaminów zajmują się kancelarie prawne wyspecjalizowane w branży e-commerce, czego przykładem jest Kancelaria radcy prawnego Karolina Kornaś-Gierek. Powierzenie sporządzenia regulaminu sklepu kancelarii prawnej to gwarancja uzyskania zapisów w pełni odpowiadających zakresowi i sposobowi działania sprzedawcy. Dzięki temu może on bezpiecznie i legalnie prowadzić działalność w zgodzie z obowiązkami prawnymi oraz informacyjnymi, zarówno w zakresie zasad sprzedaży, świadczenia usług drogą elektroniczną, jak i w związku z polityką prywatności. Pamiętajmy, że dobry regulamin to też zminimalizowanie ryzyka nieuzasadnionych roszczeń i ważny element tworzenia pozytywnego wizerunku marki.