Rola obsługi kadrowej w prowadzeniu przedsiębiorstwa

Administracja kadrowo-płacowa jest niezbędnym elementem funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa, które zatrudnia pracowników. Prawidłowe prowadzenie dokumentacji kadrowej wymaga doskonałej znajomości przepisów prawa pracy i podatkowego, świetnej orientacji w zasadach księgowości, a także stałego kontaktu z urzędami państwowymi i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

Na czym polega obsługa kadrowa?

Obsługa kadrowa przedsiębiorstwa polega przede wszystkim na zarządzaniu dokumentacją osobową jego pracowników, w tym na prowadzeniu akt personalnych. Osoba odpowiedzialna za obsługę kadr dba o zgodność tej dokumentacji oraz procedur związanych np. z zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników z obowiązującymi prawa, może też przygotowywać umowy o pracę i cywilnoprawne, czyli zlecenia lub o dzieło. Kadrowa dostarcza pracownikom niezbędnych informacji i dokumentów, sporządza m.in. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, druki ZUS RMUA oraz świadectwa pracy – mówi specjalista z biura rachunkowego AUREUS w Lublinie.

Administracja kadrowa nie sprowadza się wyłącznie do dorywczej obsługi pracowników, ale służy usprawnieniu zarządzania przedsiębiorstwem. Do zadań kadrowej należy ustalanie wymiaru urlopu dla pracowników, przygotowywanie list płac oraz rachunków do umów cywilnoprawnych, sporządzanie i przesyłanie do ZUS-u raportów miesięcznych i deklaracji rozliczeniowych, naliczanie zobowiązań publicznoprawnych związanych z wypłatą wynagrodzeń przez zleceniodawcę i wreszcie sporządzanie rocznych informacji o dochodach, czyli druków PIT-11, które pracodawca ma obowiązek przekazać swoim pracownikom i podwykonawcom.

Znaczenie dobrej obsługi kadrowej dla przedsiębiorstwa

Na osobie odpowiedzialnej za obsługę kadrową firmy spoczywa wiele obowiązków. Wszystkie zadania wykonywane przez kadrową mają olbrzymi wpływ na skuteczne zarządzanie kadrami i finansami przedsiębiorstwa, a także na prawidłowe kontakty z zewnętrznymi instytucjami oraz urzędami. Wielu przedsiębiorców zwraca uwagę na szczególną rolę obsługi kadrowej w kontekście komunikacji z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych – wszelkie nieporozumienia na tej linii mogą bowiem mieć przykre konsekwencje dla biznesu.

Specjalista ds. obsługi kadrowo-płacowej jest niezbędny w każdej firmie, jednak nie zawsze opłacalne jest zatrudnianie takiego pracownika w pełnym wymiarze godzin. W takim przypadku pracodawca musi być przygotowany na dodatkowe koszty, związane właśnie z koniecznością odprowadzania składek ZUS, a także z inwestycjami na profesjonalne oprogramowanie i bieżące szkolenia. Zdecydowanie tańszym i wygodniejszym rozwiązaniem jest współpraca z zewnętrznym usługodawcą, czyli tzw. outsourcing. Usługi kadrowo-płacowe często świadczą dobre biura księgowe.