Różnice między KPiR a księgą handlową

Każda firma, niezależnie od tego, czy jest to jednoosobowa działalność gospodarcza, czy duże przedsiębiorstwo, jest zobowiązana do prowadzenia ewidencji przychodów i kosztów. Muszą tam znajdować się wszystkie informacje o zdarzeniach gospodarczych w danym okresie rozliczeniowym. Taka ewidencja może przybierać dwie formy – albo jest to uproszczona Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów, albo pełna ewidencja w postaci ksiąg rachunkowych. Czym one się od siebie różnią i jakich firm dotyczą?

Czym jest księga przychodów i rozchodów (KPiR)

Księga przychodów i rozchodów to dokument ewidencjonujący wszystkie zdarzenia gospodarcze w danym okresie, przy czym bierze się pod uwagę przychody i rozchody. Innymi słowy, po zakończeniu danego miesiąca należy podsumować osiągane przychody i poniesione koszty (wydatki).

Przychody powinno się zaklasyfikować do jednej z dwóch kategorii. Są to:

• wartości sprzedanych towarów i usług,
• przychody pozostałe.

Z kolei do kategorii rozchodów zaliczyć można:

• wydatki związane z wynagrodzeniami,
• wydatki pozostałe firmy,
• zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupu wraz z kosztami ubocznymi tego zakupu.

Wynagrodzenia dotyczą kwot brutto wynagrodzeń wypłacanych pracownikom.

Prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów można zlecić profesjonalistom z biur rachunkowych.

- Księga przychodów i rozchodów musi być prowadzona w sposób rzetelny i systematyczny. Chodzi o to, by ewidencja była zgodna z wymogami uznania jej za dowód określający zobowiązania podatkowe. – wyjaśnia ekspert z Biura Rachunkowego Abacus.

Dla kogo KPiR?

By móc prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów, przychód netto ze sprzedaży towarów, produktów lub operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie może przekraczać 2 mln euro. Obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów dotyczy: osób fizycznych, których przychód wynika z działalności pozarolniczej i które opodatkowane są na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym oraz spółek jawnych osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych i spółek partnerskich. Można uznać, że taka forma ewidencji rozliczeń jest przeznaczona szczególnie dla przedsiębiorstw należących do sektora MSP, ale także dla jednoosobowych działalności gospodarczych.

Pełna księgowość, czyli księgi handlowe (rachunkowe)

Tak zwana pełna księgowość to bardziej rozbudowana wersja ewidencji KPiR. Wiąże się bowiem ze znacznie większymi obowiązkami. Zapisy muszą obejmować także dodatkowe informacje, dotyczące m.in. środków trwałych, ewidencji magazynowych itd. Przedsiębiorstwa są ponadto zobowiązane do sporządzania sprawozdania finansowego, obejmującego  wprowadzenie, bilans, rachunek zysków i strat oraz dodatkowe dane.

W zasadzie mało która firma zajmuje się prowadzeniem pełnej księgowości we własnym zakresie. Zazwyczaj taką kompleksową usługę całoroczną zleca się wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym, np. biurom rachunkowym.

Kto jest zobligowany do prowadzenia ksiąg handlowych?

Obowiązek prowadzenia ksiąg handlowych (rachunkowych) odgórnie spoczywa na kapitałowych spółkach prawa handlowego (spółek akcyjnych i z o.o.), a także na spółkach osobowych prawa handlowego (komandytowych i komandytowo-akcyjnych). Jest to również niezbędne w przypadku przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, których przychody za poprzedni rok przekroczyły 2 mln euro.

Która forma jest korzystniejsza?

Prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów nazywane jest inaczej księgowością uproszczoną. Wiąże się to ze stosunkowo niewielką ilością obowiązków, związanych z rozliczeniami. Wyboru między prowadzeniem KPiR a prowadzeniem ksiąg handlowych, mogą dokonywać jedynie przedsiębiorcy, których przychody nie przekroczyły 2 mln euro, opodatkowani na zasadach ogólnych lub liniowo.  

Prowadzenie KPiR przysparza mniej problemów, jest także usługą tańszą, w przypadku gdy zdecydujemy się na skorzystanie z pomocy ekspertów. Koszt takiej usługi wynosi kilkaset złotych. Jest to zależne od  ilości rozliczanych dokumentów. Koszt prowadzenia ksiąg rachunkowych, przy porównywalnej ilości dokumentów, to ponad 1,5 tysiąca złotych.

Z drugiej strony księgi handlowe wymuszają prowadzenie bardziej szczegółowej dokumentacji i sporządzania sprawozdań finansowych, dzięki czemu przedsiębiorca ma lepszy obraz sytuacji finansowej firmy. Uzyskuje cenne dane, pozwalające na optymalizację pracy firmy i lepsze nią zarządzanie.