W jaki sposób przechowywać akta osobowe?

Obowiązkiem każdego pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Konieczność prowadzenia teczek pracowniczych wynika z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy. Z dniem 1 styczna 2019 roku ustawodawca wprowadził nowe zmiany w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych. Dowiedz się więcej.

Z czego składają się akta osobowe?

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369) określa zasady, w jaki sposób ma być prowadzona dokumentacja pracownicza od 1 stycznia 2019 roku. Każdy pracodawca musi prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe (Rozdz. 2, § 2). Akta osobowe pracownika, przeciwnie do stanu sprzed 2019 r., składają się z 4 części (Rozdz. 2, § 3):

• w części A – dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku
  z ubieganiem się o zatrudnienie
• w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika
• w części C – dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy
• w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu lub inne dokumenty związane
  z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Część czwarta (D) jest nową częścią, która została wyodrębniona przez ustawodawcę z części drugiej – B.

Gdzie przechowywać akta osobowe pracowników?

Zgodnie z nową ustawą, od dnia 1 stycznia 2019 r. okres przechowywanie akt osobowych i dokumentacji płacowej uległ skróceniu. W przypadku nowozatrudnionych pracowników pracodawca jest zobowiązany do przechowywania akt osobowych przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy. Z kolei akta osobowe zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. – przez 50 lat.

Niezależnie jednak od okresu przechowywania i formy (papierowa bądź elektroniczna), w jakiej dokumenty będą przechowywane pracodawca jest zobowiązany do tego, aby nikt niepowołany nie miał do nich dostępu. Szczegółowe zasady przechowywania dokumentów w formie papierowej określa cytowane wcześniej Rozporządzenie (Dz.U. 2018 poz. 2369). Zgodnie z jego treścią (Rozdz. 2, § 8.) pracodawca musi zapewnić odpowiednie warunki, które zabezpieczą taką dokumentację przed:

• zniszczeniem,
• uszkodzeniem,
• utratą,
• dostępem osób nieupoważnionych.

Ustawodawca określa również szczegółowe warunki, jakie musi spełnić pomieszczenie, w którym będzie przechowywana dokumentacja pracownicza. Takie miejsce charakteryzuje się:

• odpowiednią wilgotnością,
• temperaturą,
• zabezpieczeniem przed dostępem osób niepowołanych.

Firma Konsmetal specjalizuje się w produkcji profesjonalnego sprzętu zabezpieczającego, w tym szaf metalowych na dokumenty niejawne. Szafy na dokumenty poufne, a takimi są również akta osobowe, gwarantują odpowiednie ich przechowywanie. Dzięki stosowanym zabezpieczeniom chronią dokumenty poufne przed niepowołanym dostępem, ale także przed ich uszkodzeniami, w tym zniszczeniem.