Zarządzanie przypadkami w cyfrowych procesach biznesowych

O sukcesie przedsiębiorstwa możemy mówić wyłącznie wtedy, gdy posiada zasoby do tego, by stale się rozwijać. Oznacza to, że w dobrze prosperującej firmie nieustannie zachodzą zmiany, których ostatecznym efektem jest wzrost obrotów. Wraz z poszerzaniem oferty i przybywaniem klientów oraz pracowników zwiększa się też ilość dokumentacji, nad którą nie sposób zapanować bez odpowiednich narzędzi.

Chaos w dziale obsługi klienta, zagubione faktury w dziale księgowości, ciągłe pomyłki w zakupach, nierozliczone urlopy, przerzucanie się odpowiedzialnością za błędy w zespołach pracowniczych… to tylko kilka najczęstszych problemów, które wynikają z braku dobrego, ustrukturyzowanego systemu zarządzania. Zwłaszcza w dużych organizacjach tradycyjne sposoby zarządzania nie zdają egzaminu. Niezbędny okazuje się elektroniczny system zarządzania dokumentami i procesami.

Krok 1. DMS/EDM, czyli system zarządzania dokumentami

W celu usprawnienia obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie warto sięgnąć po cyfrowy system zarządzania dokumentami, w skrócie DMS lub EDM (ang. Document Management System i Electronic Document Management). Obecnie większość dokumentów w biznesie powstaje w programach komputerowych, zaś te w tradycyjnej, papierowej wersji można poddać digitalizacji, czyli po prostu zamienić na pliki cyfrowe (np. przez skanowanie faktur). Archiwizacja akt w formie elektronicznej ułatwia ich porządkowanie i sprawne odnajdywanie zawsze wtedy, gdy są potrzebne. Dzięki cyfrowej bazie dokumentów firmowych upoważnieni pracownicy wszystkich działów będą mieli do nich dostęp i możliwość przetwarzania zawsze wtedy, gdy zajdzie taka potrzeba. Systemy DMS/EDM pozwalają zarówno na obsługę wewnętrznej dokumentacji firmy – co jest bardzo przydatne m.in. w działach kadr i płac, jak i dokumentów pochodzących z zewnątrz, w tym faktur, umów, e-maili itd.

Krok 2. Workflow i zarządzanie przypadkami

Systemy DMS/EDM można uzupełniać o dodatkowe moduły podnoszące ich funkcjonalność. Do podstawowych rozwiązań przydatnych w zarządzaniu procesami biznesowymi w przedsiębiorstwach należy zaliczyć system workflow, dzięki któremu każda osoba ma możliwość pracy z dokumentami na swoim poziomie kompetencji, a następnie przekazywać je kolejnym pracownikom. Działaniu systemu workflow przyjrzyjmy się na przykładzie rozpatrywania wniosku urlopowego. Pracownik, za pomocą kilku kliknięć składa wniosek o przyznanie urlopu do swojego przełożonego lub pracownika HR, który następnie przekierowuje dokument do działu kard w równie prosty sposób. Pracownik działu kadr z poziomu swojego komputera akceptuje lub odrzuca wniosek, co prowadzi do automatycznego wygenerowania odpowiednich dokumentów, które za pośrednictwem poczty e-mail trafiają prosto do wnioskodawcy.

Jednak system workflow sprawdza się wyłącznie w wystandaryzowanych procesach o ustalonej, przewidywalnej ścieżce i nie ma w nim miejsca na jakiekolwiek modyfikacje. Rozwiązaniem do obsługi częściowo ustrukturalizowanych procesów jest bardziej elastyczny system zarządzania przypadkami. Pracując w takim systemie, użytkownik samodzielnie podejmuje decyzje o działaniach niezbędnych do optymalnego przeprowadzenia procesu, przy czym wszystkie aktywności są nadpisywane w systemie, co daje pełną przejrzystość i umożliwia późniejszą kontrolę i analizę wykonanych przez niego zadań. W praktyce systemy zarządzania przypadkami są szczególnie przydatne dla zespołów BOK oraz pracowników na stanowiskach menedżerskich.

Choć sama obsługa informatycznych systemów zarządzania procesami biznesowymi jest zaskakująco prosta, do ich wdrożenia potrzebna jest pomoc specjalistów. Firma E.VOLUTION od 25 lat zdobywa doświadczenie w obsłudze informatycznej przedsiębiorstw w Polsce i na Zachodzie, dzięki czemu obecnie tworzy dla swoich klientów niezawodne, skrojone na miarę ich potrzeb elektroniczne obiegi dokumentów i systemy zarządzania procesami biznesowymi. Jeśli szukasz solidnego partnera i przewodnika po świecie cyfrowego zarządzania swoim przedsiębiorstwem, skontaktuj się z nią już dziś.