Czym powinna się charakteryzować idealna sala konferencyjna?

Każde wydarzenie wymagające skorzystania z sali konferencyjnej wymaga indywidualnego podejścia, każda organizacja ma też własne potrzeby, które powinny zostać przez taką salę zaspokojone. Ideałem więc będzie zaplecze pozwalające dostosować zakres oferowanych udogodnień do oczekiwań osób mających z nich skorzystać. Co powinno zatem charakteryzować najlepszą z najlepszych salę konferencyjną? Oczywiście osobno należy rozpatrywać tu sale mieszczące większą liczbę osób oraz te mające zapewnić uczestnikom spotkania bardziej kameralną atmosferę, ponieważ rozmiar pomieszczenia i charakter organizowanego w nim eventu powinny ze sobą współgrać. Meble powinny być wystarczająco wygodne, by uczestnicy komfortowo mogli spędzić w nich nawet wiele godzin, a ich ustawienie też ma znaczenie.

Inaczej będzie wyglądała wymiana myśli w ustawieniu teatralnym (brak stołów, krzesła w rzędach skierowanych w jedną stronę), a inaczej przy stołach ustawionych po okręgu, w kształcie podkowy albo jak ławki w szkolnej klasie – mówi opiekun grup konferencyjnych Hotelu Amber w Gdańsku.

Wykończenie zarówno mebli, jak i całej sali nie może pozostawiać oczywiście nic do życzenia. Sala konferencyjna jest przecież wizytówką firmy, która z niej korzysta.

Audio-wideo

Niezależnie od rozmiaru czy układu mebli sala konferencyjna powinna dysponować w pełni sprawnym sprzętem elektronicznym oraz odpowiednią infrastrukturą elektryczną, aby uniknąć plątania się kabli po podłodze. Uczestnicy konferencji muszą mieć możliwość podpięcia swoich laptopów do optymalnie zlokalizowanych gniazdek, jeśli zajdzie taka potrzeba. Dostęp do szybkiego Internetu to kwestia niepodlegająca dyskusji i niewymagająca szerszego omówienia. Projektor, do którego łatwo jest podłączyć komputer, i ekran projekcyjny na wysokości umożliwiającej doskonały ogląd prezentowanych materiałów to kolejne oczywistości. Jeśli sala wyposażona jest w okna, powinna być w niej możliwość uzyskania pełnego zaciemnienia, aby korzystanie z pomocy wizualnych przebiegało bez jakichkolwiek zakłóceń, odblasków itp. Prawidłowe oświetlenie, którym można manipulować, jest elementem niezbędnym w dobrej sali konferencyjnej podobnie jak klimatyzacja. Równie ważne jest zadbanie o oprawę dźwiękową konferencji. System nagłośnienia eliminujący szumy, piski czy inne zakłócenia, głośniki rozlokowane tak, aby zabierający głos był słyszany przez wszystkich uczestników, i bezprzewodowe mikrofony to już standard. Instytucja udostępniająca salę konferencyjną musi dopilnować, by akumulatory tych ostatnich były odpowiednio naładowane, a także dysponować zamiennym mikrofonem na wypadek awarii. Osoba odpowiedzialna za natychmiastową naprawę ewentualnych usterek również powinna być w pogotowiu. Dodatkowe elementy wyposażenia idealnej sali konferencyjnej to między innymi system do wideokonferencji, wskaźniki świetlne bądź fizyczne, piloty do przełączania slajdów, flipboardy lub tablice suchościeralne, a niekiedy także sprzęt do rejestracji szkoleń, prelekcji i obrad.

Poza salą

Instytucja oferująca wynajem sal konferencyjnych powinna też oczywiście dysponować parkingiem dla gości, a najlepiej także lokalizacją, do której można dość dogodnie dojechać. Zaplecze gastronomiczne (np. bar kawowy) lub nawet możliwość zorganizowania cateringu to dodatkowe plusy. Nieoceniona jest też baza noclegowa, zwłaszcza w przypadku konferencji trwających kilka dni lub takich, na które goście przyjeżdżają z daleka.