Przedsiębiorca
28 stycznia 2021

Standaryzacja – jako czynnik optymalizacji

Według słownikowej definicji standard to „poziom towarów albo usług spełniający podstawowe wymagania”. Standaryzacja to specjalne metody pracy wdrażane w firmach, aby móc przeprowadzać różne procesy, jak najlepiej wykorzystując czas oraz dostępne środki. Dzięki niej możliwe jest ciągłe podnoszenie jakości pracy. Często mylnie kojarzy się ją z przesadną biurokracją, która stoi na przeszkodzie ciągłym zmianom i ulepszeniom – standaryzacja to przeciwieństwo takiego podejścia, jej głównym celem ma być bowiem permanentne udoskonalanie i usprawnianie działań przeprowadzanych w danym przedsiębiorstwie. Jest to metoda organizacji pracy, która umożliwia wprowadzanie zmian na lepsze.

Co dokładnie kryje się pod pojęciem standaryzacji?

Standaryzacja to skuteczny sposób na uporządkowanie otaczającej nas rzeczywistości. Człowiek ma zakorzenioną głęboko w swojej naturze potrzebę dążenia do wdrażania w życie różnych standardów. Takie podejście do otaczającego nas świata pozwala nam się lepiej porozumiewać, sprawniej funkcjonować i ujednolicać stosowane narzędzia oraz urządzenia. Dzięki niej możemy szybko zauważać wszelkie nieprawidłowości i diagnozować je na wczesnym etapie. Jest to więc narzędzie pozwalające nam naprawiać problemy, zanim urosną do większych rozmiarów i wymkną się spod kontroli, a także dające nam możliwość oceny faktycznej efektywności prowadzonych w firmie procesów. Standaryzacja pozwala nam eliminować z nich wszelkie czynności nieprzynoszące wartości dodanej.

Jakie są konsekwencje braku standaryzacji działań w firmie?

Brak standaryzacji w firmie to brak jednolitych norm i wzorców. Takie postępowanie szybko prowadzi do chaosu w organizacji pracy w przedsiębiorstwie, co przekłada się bezpośrednio na znacznie mniejszą wydajność pracy, ponieważ pracownicy wykonują różne czynności, które nie są konieczne. Przyjęte w takiej firmie procedury nie są przejrzyste i łatwe, przez co zajmują zbyt dużo czasu i są mało efektywne. Pracownicy często powielają swoje błędy i nie trzymają się ściśle ustalonych reguł postępowania, a każdy z nich wykonuje te same operacje w zupełnie inny sposób. Pojawiają się problemy z komunikacją, przepływem informacji, różne działania są podejmowane przypadkowo, a w rezultacie nikt nie może być pewien efektów pracy. Dużym problemem jest również brak wiedzy na temat tego, jak osiągnąć zamierzony cel.

Jak rozpocząć standaryzację działań w firmie?

Aby zapobiec spadkowi wydajności i efektywności pracy, najlepiej rozpocząć standaryzację działań w firmie. W tym zakresie radzimy zdać się na specjalistów zajmujących się doskonaleniem funkcjonowania firm. Nasza firma świadczy usługi związane ze standaryzacją działań. Nasi pracownicy mają rozległą wiedzę oraz bogate doświadczenie, dzięki czemu opracują najlepszą metodę bezpiecznego i wydajnego wykonywania pracy w danym przedsiębiorstwie z zachowaniem wymaganego poziomu jakości.

Proces standaryzacji rozpoczyna się od analizy, czyli oceny stanu bieżącego i porównaniu go do oczekiwań. Na tym etapie musimy upewnić się, czy działania są stabilne, czyli czy są wykonywane w powtarzalny sposób przy kolejnych cyklach – tylko takie procesy mogą podlegać standaryzacji. Kolejnym krokiem jest podjęcie decyzji o tym, czy w firmie potrzebne są nowe rozwiązania. Następnie przystępujemy do identyfikacji problemów, przyglądając im się bliżej i określamy wymagania. Wdrażamy konkretne działania, a na końcu oceniamy ich efektywność. Pierwszym krokiem jest więc przeprowadzenie szczegółowej analizy stanu obecnego. Aby móc to zrobić, dokładnie poznajemy i analizujemy procesy przeprowadzane w firmie. Jeżeli dojdziemy do wniosku, że niezbędne jest wprowadzenie nowych rozwiązań wspomagających, wyznaczamy osobę, która będzie odpowiedzialna za ich wdrożenie. Następnie identyfikujemy procesy z ich podprocesami, obserwując model pracy przyjęty w danym przedsiębiorstwie. Wprowadzamy wstępne usprawnienia, ustalamy najlepszą metodę i dokumentujemy ją. Najważniejsze na tym etapie jest precyzyjne określenie marnotrawstwa w procesach i eliminowanie z nich wszystkich działań, które nie przynoszą pożądanych efektów. Tak rozpoczyna się standaryzacja, czyli ciągłe doskonalenie standardów pracy w przedsiębiorstwie.